Als proactieve, klantgerichte secretaresse/administratief ondersteuner zie jij waar je kan ondersteunen en kan je snel schakelen tussen al die verschillende taken die je hebt. Vervul jij deze afwisselende en gevarieerde rol? Dan zoeken wij jou!

Dit ga je doen

Bij de divisie heelkundige specialismen gebeurt veel, heel erg veel. Als secretaresse/administratief ondersteuner zorg jij ervoor dat alles goed geregeld is. De helft van je werktijd ben je bezig met secretariële taken voor het clusterhoofd. Hierbij kan je denken aan het agendabeheer, plannen van afspraken, notuleren en voorbereiden van vergaderingen van onder andere het onderwijsoverleg en de weekstart en in afwezigheid de mailbox bijhouden. Je beantwoordt vragen van externen en meldt mensen aan.

Daarnaast ligt er een grote taak bij de administratie rondom het onderwijs van de divisie. Als academisch ziekenhuis hebben wij de belangrijke opdracht om zorgprofessionals bekwaam te maken en te houden. Onderwijs is daarom een belangrijk onderdeel. Jij zorgt ervoor dat alles rondom het leermanagementsysteem ULearn goed gaat. Je voert werkzaamheden uit op het ontwikkelen van leerpaden, het inrichten en beheren van het systeem en je biedt ondersteuning aan de gebruikers binnen de divisie. Als aanspreekpunt van ULearn binnen de divisie zorg je ervoor dat profielen goed staan, aanwezigheidslijsten opstellen en bijhouden, evaluaties uitdraaien etc.

Verder bestaat een deel van jouw functie uit het organiseren en coördineren van bijeenkomsten/ events. Je maakt pakkende presentaties en je verzorgt de interne- en externe communicatie (intranet, pers en (ULearn-)nieuwsbrieven) samen met een collega. Voor nieuwe medewerkers of medewerkers die doorgroeien zorg je ervoor dat al hun rechten op tijd worden aangevraagd.

Al met al een functie met veel verschillende taken en verantwoordelijkheden!

Hier ga je werken

De divisie heelkundige specialismen (dHS) is een diverse en daarmee complexe divisie. We zijn samengesteld met alle snijdende specialismen van het UMC Utrecht: algemene heelkunde, vaatchirurgie, traumatologie, kinderchirurgie, anatomie, keel-, neus- oorheelkunde en heelkunde, mondziekten kaak- en aangezichtschirurgie en bijzondere tandheelkunde, oogheelkunde, orthopedie, plastische chirurgie en urologie. In totaal werken er bijna 1000 collega’s die zich iedere dag inzetten voor de beste zorg voor de patiënt of ondersteunen daarbij.

Als secretaresse draag je daar je steentje aan bij op de afdeling management support. Hier werken ook andere stafmedewerkers, dbc-consulenten, controllers en medewerkers van het bedrijfsbureau. Binnen het team vinden we het belangrijk om goed samen te werken en voeren collegialiteit én plezier de boventoon. Eigen inbreng, geven van feedback en aandragen van verbeterideeën stellen we erg op prijs van elkaar.

Dit neem je mee

Om deze rol succesvol uit te voeren heb je een afgeronde mbo-opleiding. Je krijgt energie van het oppakken van ad hoc opdrachten en kan goed prioriteiten stellen. Als goede secretaresse / administratief ondersteuner zie jij waar je kan ondersteunen, ben je klantgericht en werk je graag samen in een team. Systemen en procedures oppakken en je eigen maken doe je snel.

Het is belangrijk dat het werk iedere dag wordt bijgewerkt en daarom ben je 5 dagen beschikbaar. De tijden hiervan zijn in overleg.

Je krijgt in eerste instantie een aanstelling voor een jaar waarbij we streven deze te verlengen naar onbepaalde tijd.

Ben je nieuwsgierig en wil je weten of deze werkzaamheden wat voor je zijn? Neem gerust contact met ons op.

Dit bieden we jou

Kom je bij ons werken? Dan geldt voor jou de cao umc. Daarnaast bieden we je nog veel meer en organiseren we van alles zodat jij jezelf kan blijven ontwikkelen.

Samen zijn we UMC Utrecht

Wij geloven in de kracht van een divers team waarin ruimte is voor verschillende vaardigheden, expertises, sociale en culturele achtergronden. Wij zijn benieuwd naar jou.

Kom je langs?

Binnen het UMC Utrecht organiseren we regelmatig evenementen. Zo kan jij je goed oriënteren op werken bij ons ziekenhuis!

Sollicitatieprocedure

Contactinformatie

Neem contact op

Wil je meer informatie over deze vacature? Neem dan contact met ons op.

Marja Otto

088 75 580 60 Stuur een e-mail
Wij werven zelf onze nieuwe collega's en hebben geen behoefte aan acquisitie.

Ontvang direct nieuwe vacatures!